Työelämän viestintä
Jenni Mäntylä
Minna Mäkeläinen
2022 Blogiportfolio
AV00EJ02-3004
aluksi
Viestintätaitojasi hyödyntäen saat välitettyä asiasi, kun puhut ja kirjoitat niin, että kuulija ja lukija kiinnostuvat asiastasi ja ymmärtävät, mitä tarkoitat.
Työelämässä on kuitenkin hyvä käyttää asiakieltä ja huomioida vakiintuneet käytänteet, jolloin sidosryhmät saavat paremman yrityskuvan yrityksestä.
Olemme kaksi liiketalouden polkuopiskelijaa, ja blogissamme keskitymmekin nyt nostamaan esiin kaupankäynnin perustekstien, liikekirjeiden, sekä kokous ja neuvottelutaitojen tärkeyttä osana työelämän viestintää.
Liikekirjeet
Kaupankäyntiä hoidetaan yrityksissä sidosryhmien kanssa niin puhelimitse kuin neuvotteluissa, mutta väärinymmärrysten ja virheiden välttämiseksi olisi oleellista kirjata sovittu ylös, jotta kummallakin osapuolella on yhteisymmärrys sovitusta.
Liikekirjeet ovat kirjallisessa muodossa olevia yrityksen kaupankäynnin perusasiakirjoja.
Yleisimmin liikekirje on asiakirjastandardin pohjalta kirjoitettu selkeä asiakirja, jolloin tyyli on vakiintunut, selkeä ja johdonmukainen.
Liikekirjeisiin on myös vakiintunut asiallisen kohteliaita fraaseja ja terminologiaa, sillä liikekirjeen sävy ei tulisi koskaan olla käskevä.
esimerkkejä liikekirjeistä
- Tarjouspyyntö
- Tarjous
- Tilaus
- Vahvistukset
- Reklamaatiot
- Vastaus / kieltävä vastaus
Liikekirjeitä laatiessa on hyvä huomioida kaupankäynnin perustekstien vakiintuneet käytänteet.
Voit lukea lisää täältä, mitä liikekirjeiden olisi hyvä sisältää.
Kuva 2. Havainnollistava kuva liikekirjeketjusta (Tuominen. M. 2019. Liikekirjeet)
Liikekirjeketju
Liikekirjeketju muodostuu yrityksen ja sidosryhmien tai asiakkaan välisistä kaupankäynnin liikekirjeenvaihdosta. Liikekirjeketju voi katketa jo alussa ostajan kieltävään vastaukseen, jos ostaja ei hyväksy yrityksen tarjoamaa tarjousehdotusta. Oleellista on, että jos ostaja hyväksyy tarjouksen, niin ostaja jatkaa liikeketjua (tilauksen) vahvistuksella ja myyjä näin ollen (myynnin)vahvistuksella. Kun ostaja on tyytyväinen, niin ketju loppuu laskuun. Epätyytyväisen asiakkaan kohdalla liikekirjeketju jatkuu reklamaatiolla, johon yrityksen on aina vastattava.
Liikekirjeketjun mallea
Klikkaamalla avautuu malliesimerkit
Asiakkaan tiedustelu myyjän
tuotteen tai palvelun ostamisesta. Tarjouspyyntö ei ole sitova ja sen voi lähettää usealle palveluntarjoalle
Myyjän sitova vastaus
asiakkaan tarjouspyyntöön
Epätyytyväisen asiakkaan asiakaspalaute myyjälle
YMyyjän vastaus asiakkaan
reklamaatioon
kokous ja neuvottelu taidot
Kokous ja neuvottelutaidot ovat tärkeä osa työelämän viestintää. Kokouksia ohjaavat eri säännöt jotka on hyvä osata varsinkin puheenjohtajan roolissa ollessa.
Kokous tyyppejä ja puheenvuorolajeja on useampia ja niiden erot voivat olla hyvinkin pienet. Jopa kokouksen etenemiseen on kirjoitetut sääännöt.
Seuraavaksi käsittelemme näitä asioita.
kokous
Kokous on vuorovaikutustapahtuma, jota ohjaavat lait, säädännöt ja säännöt. Kokouksen avulla pyritään päättämään enemmistöä miellyttävät päätökset ja ratkaisut. Kokouksessa kaikki saavat mahdollisuuden osallistua ja tuoda äänensä esille.
Kuva 3. Kokous. (Pexels. 2019)
Kuva 4. Onnistumisen mittari. (Työelämän viestintä s.a.)
Erilaisia kokouksia
Kokoustyyppejä on erilaisia ja niitä voidaan määritellä usealla eri tavalla. Yksi tapa jaotella kokouksia on yhdistyksen toimintaan liittyvien kokoustyyppien määrittely seuraavasti: sääntömääräiset kokoukset, hallituksen ja johtokunnan kokoukset, yhdistyksen perustamiskokous, työryhmien ja -valiokuntien kokoukset.
Kokousten puheenvuoro-lajit
Kokouksessa on erilaisia puheenvuoroja, jotka voidaan jakaa tavanomaisiin puheenvuoroihin ja etuoikeutettuihin puheenvuoroihin. Hyvä puheenvuoro kertoo jo alussa mistä ehdotuslajista on kysymys, kohdistetaan kaikille kokouksessa oleville, on selkeä ja kiinnostava sekä informatiivinen.
Kokouksen eteneminen ja toimihenkilöt
Kokouksen eteneminen
Pääasiassa kokouksen eteneminen menee niin sanotun yleiskaavan mukaan. Kokouksen avaa henkilö, joka on kutsunut yhdistyksenjäsenet paikalle kokoukseen. Kokous etenee kutsussa mukana tulleen esityslistan mukaisesti.
Kokouksen toimihenkilöt
Puheenjohtaja, koollekutsuja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat ovat kokousten toimihenkilöitä. Kokouksen koollekutsuja toimii puheenjohtajana, kunnes kokouksen varsinainen puheenjohtaja valitaan.
Kuva 6. Pohdinta. (University of the people. s.a.)
Opintojakso oli hyvä aloitus polkuopinnoille. Opin Kaakkurin käyttöä paremmin ja blogiportfolion tekeminen oli uusi taito. Sain haastettua itseni pitämällä suullisen esityksen ilman materiaalia, jonka taakse piiloutua ja opin ymmärtämään paremmin mitä tarkoittaa luotettava lähde.
Työelämän kannalta opintojakso oli todella tärkeä. Osaan kiinnittää nyt huomiota asiakirjatekstejen vakiintuneisiin käytänteisiin ja kiinnittää parempaa huomiota asiantuntevaan olemukseen, joita käytänteiden tunteminen tuo.
lähteet
Asiakirjastandardi, 2022. Kaakkois-suomen ammattikorkeakoulu. Saatavilla:
[viitattu 20.11.2022]
Liikekirjeenvaihdon malleja, 2022. Kauppakamari. Saatavissa:
https://kauppakamaritieto-fi.ezproxy.xamk.fi/tietopalvelut/teos/ulkomaankaupan-perustieto-ja-asiakirjat#/kohta:F((20)Liikekirjeenvaihdon((20)malleja(:F1((20)LIIKEKIRJEENVAIHDON((20)MALLEJA [viitattu 20.11.2022]
Mäkeläinen M. 2022. Pohdiskeleva teksti. Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu. Viestintätaitojen tehtävä. Saatavissa:
https://ksamk-my.sharepoint.com/:w:/g/personal/emima016_edu_xamk_fi/ERZThaNFsYVKmhyM4O8wShIB8InQJr8jJ3all9RjjoKnag?e=bOoGB5 [viitattu 23.11.2022]
Mäkeläinen, M & Mäntylä, J. 2022. Kokouksen vaiheet. Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu. Viestintätaitojen tehtävä. Saatavissa: https://ksamk-my.sharepoint.com/:w:/g/personal/djema020_edu_xamk_fi/EeoXorF3391AogRQ8PpEvR8BdA6Z97ZAdejaxEhiYCj2Cg?e=iZHHsA
[viitattu 20.11.2022]
Mäkeläinen, M & Mäntylä, J. 2022. Kokouskutsu. Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu. Viestintätaitojen tehtävä. Saatavissa: https://ksamk-my.sharepoint.com/:w:/g/personal/djema020_edu_xamk_fi/EfFALLz08eVIkIT8oofXx28Bq_1cFD5DUupFmxRn0P988w?e=GzCobY [Viitattu 19.11.2022]
Mäkeläinen, M & Mäntylä, J. 2022. Liikekirjeet. Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu. Viestintätaitojen tehtävä. Saatavissa:
https://ksamk-my.sharepoint.com/:w:/g/personal/emima016_edu_xamk_fi/ERobc0yT4zxMh1fNOgPASQUBX6mamjEsdOwyAQmufPlqjA?e=McKWfv [Viitattu 19.11.2022]
Mäkeläinen M & Mäntylä J. 2022. Liikekirjeketjun mallit. Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu. Viestintätaitojen tehtävä. Saatavissa:
Viitattu 19.11.2022]
Mäntylä, J. 2022. Pohdiskeleva teksti. Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu. Viestintätaitojen tehtävä. Saatavissa: https://ksamk-my.sharepoint.com/:w:/g/personal/djema020_edu_xamk_fi/EY4whYOaFqlElOg6ZohyG9oBpUvNjZrM5kTQD3Bt0AozTw?e=OdBhgE [Viitattu 22.11.2022]
Viestintä ja vuorovaikutus blogi, työelämän tekstit. Saatavissa:
https://viestintajavuorovaikutus.wordpress.com/tyoelaman-tekstit/
[viitattu 20.11.2022]
Kuva 1. Viestintä ja vuorovaikutus, työelämän tektit. Saatavissa: https://viestintajavuorovaikutus.wordpress.com/tyoelaman-tekstit/ [viitattu 20.11.2022]
Kuva 2. Tuominen M. 2019. Liikekirjeet. Saatavissa: https://slideplayer.fi/slide/13158824/ [viitattu 20.11.2022]
Kuva 3. Kokous. Pexels. 2019. Saatavissa: https://www.pexels.com/photo/top-view-photo-of-people-near-wooden-table-3183150/ [viitattu 20.11.2022]
Kuva 4. Onnistumisen mittari. Kokous- ja neuvottelutaidot. Työelämän viestintä. s.a. Saatavissa: https://tyoelamassa.wordpress.com/kokous-ja-neuvottelutaidot/ [viitattu 20.11.2022]
Kuva 5. Kokouskutsu. Mäkeläinen, M. & Mäntylä, J. Kokouskutsu. 2022. Saatavissa: https://ksamk-my.sharepoint.com/:w:/g/personal/djema020_edu_xamk_fi/EfFALLz08eVIkIT8oofXx28Bq_1cFD5DUupFmxRn0P988w?e=GzCobY [viitattu 20.11.2022]
Kuva 6. Pohdinta. Why is critical thinking important? A survival guide. University of the peple. s.a. Saatavissa: https://www.uopeople.edu/blog/why-is-critical-thinking-important/ [viitattu 20.11.2022]
kuvalähteet
Video 1. Mäkeläinen M. & Mäntylä J. 2022. Palvelun videoesittely. Kaakkous-Suomen ammattikorkeakoulu. Viestintätaitojen tehtävä. Saatavissa:
[viitattu 22.11.2022]